Isso rolou há muitos anos, quando eu ainda era um novato. Na empresa não havia condições de comprar licenças para o MS-Office, e na época o OpenOffice ainda era algo muito mais alfa do que beta. Como as opções eram mínimas, acabei instalando como padrão um pacote gratuíto, chamado 602Office.
O 602 era, na melhor das definições, um programa que quebrava um galho, e eventualmente conseguia abrir documentos do MSOffice. Vejam bem: abrir, e não interpretar corretamente. Mas, nas condições que tínhamos, era o melhor que podíamos ter sem cairmos na pirataria.
Em um dado momento, foi necessário criar uma planilha para uma missão especial: organizar todo o sistema de fretes dos produtos, que até então era computado manualmente (e não poderia ser incorporado ao sistema). O problema é que cada empresa de transportes possuia um sistema pessoal, e parecia ser um trabalho quase impossível organizar tudo em uma planilha onde tudo o que você precisasse fazer fosse digitar a quantidade dos produtos e a transportadora, e no final ter o peso final e o valor do frete.
Muitas semanas de trabalho duro, conversas com funcionários, definição de padrões, e uma quantidade absurda de ‘IFs’ nas células depois, foi possível montar a planilha praticamente perfeita: numa aba ficavam os produtos, em outra os dados das transportadoras, e na terceira alguns dados extras, que se fossem preenchidos gerariam todos os dados necessários. E era fácil atualizar com novas transportadoras e produtos, se necessário. Detalhe: o 602 não permitia proteger planilhas.
Os dias foram virando semanas, as semanas viraram meses, e os meses viraram anos. Um belo dia, uma funcionária do comercial me liga, informando que a planilha estava gerando o valor de frete incorretamente. Ao observar o documento, pude ter uma pequena visão do inferno: campos que continham fórmulas haviam sido substituidos por números, colunas importantes estavam todas em branco, e algumas das células que deveriam trazer um valor importante estavam apagadas. Era simplesmente impossível a planilha trazer o dado correto.
Perguntei para a funcionária o que havia acontecido, e ela respondeu não saber, já que só havia começado a mexer com aquilo a poucos dias. Investigando mais a fundo, fui aos poucos descobrindo. A funcionária que originalmente foi treinada pelo uso da planilha saiu, e no processo treinou uma outra garota. Essa garota entendeu pouco do uso da planilha, e ficou por isso mesmo, até que ela precisou treinar outra, que entendeu menos ainda, e assim por diante, até que em um dado momento ninguém mais sabia exatamente como a planilha funcionava, elas apenas acreditavam que os dados ali estavam corretos, e pronto. Sempre que eu perguntava para alguém o que havia ocorrido, a resposta era a mesma “Fui ensinada assim, e sempre foi assim”.
Resultado: durante um período de tempo, todas as contas para gerar os fretes saiam com o valor errado. E, como o financeiro não conversava com o comercial, era bem provável que o valor pago era MUITO diferente do valor avaliado antes de entregar o produto.
Foi necessário criar do ZERO uma nova planilha, já que a original estava perdida. E, dessa vez, já com o OpenOffice, pude proteger algumas células. E colocar VÁRIOS avisos em células próximas células importantes, com avisos como “não mexa aqui, mesmo que sua vida dependa disso”, “use esse valor na planilha X1″, “não encoste aqui”, e por aí vai. E, sempre que a tarefa de gerar custos de frete era passada para outra funcionária, eu pessoalmente treinava a mesma para que não houvessem novos desastres…