Quem já trabalhou com sistemas atuais de ERP ou CRM, ou qualquer outra sigla comum na área de TI, deve conhecer muito bem o conceito de licenças concorrentes: Ao invés de limitar o acesso a usuários específicos, o sistema limita através de uma determinada quantidade de usuários logados ao mesmo tempo. Ou seja, não importam quantos usuários estejam cadastrados no sistema, o que importa é quantos o estão usando ao mesmo tempo. Simples, econômico e prático, certo?

Nem tanto.

Anos atrás, quando definíamos a implantação do CRM, reuní todos os principais responsáveis pela área comercial e expliquei sobre como funcionariam as licenças: X licenças no total, uma para o supervisor, um tanto para o financeiro, e o resto para o comercial. Lembrei várias vezes como funcionaria o esquema das licenças, e até tirei dúvidas com exemplos. Parecia que estava tudo tranquilo, e que no máximo eu teria alguns problemas com usuários que permaneciam logados por horas, impedindo o acesso de outros.

Vários meses e alguns WTFs menores depois, recebo um email da supervisora do Comercial, relatando vários problemas que estavam tornando o sistema “inoperante, o que causava por consequência a incapacidade do uso pelo setor comercial e prejuízos sérios para a empresa“. Resumindo, ela dizia que com as novas contratações várias funcionárias estavam sem poder usar o sistema com um nome de usuário próprio, e que mesmo fazendo com que elas usassem nomes de usuários já cadastrados, o sistema bloqueava o acesso com menos de X usuários cadastrados.

Estranhando essa informação, fui até o painel de administração do sistema, verifiquei quantos usuários estavam logados, e…… Haviam TRÊS conexões com o MESMO nome de usuário, em MÁQUINAS DIFERENTES. E, o que é pior: a funcionária em questão havia sido demitida semanas antes! Conversando com a supervisora, descobri rapidamente o problema: em algum momento, ela passou a acreditar que as licenças de acesso eram referentes ao CADASTRO de usuários, e não a usuários LOGADOS. Assim, na lógica dela, não importava quantas pessoas estivessem tentando entrar no sistema, desde que alguns usassem o mesmo nome de usuário para o login, e usassem o cadastro de funcionários cadastrados anteriormente!

Pelo menos meia hora depois eu ainda tentava explicar para ela que o problema não era no sistema, mas na maneira como ela administrou os acessos, quando sem maiores alternativas resolvo usar um exemplo que me parecia simples:

“OK, façamos assim: imagina um estacionamento com X vagas, ok? Agora, nenhuma dessas vagas são marcadas, ou seja, quem chegar primeiro vai preenchendo os espaços, até que acabem as vagas. Se X carros estacionarem por lá, acabam as vagas, e os próximos carros não vão poder entrar até que alguém saia. Percebe? É assim com o nosso CRM: Temos X vagas, nenhuma delas é marcada, então não importa quantos carros eu tenha querendo entrar, se passar de X, o resto não consegue acessar.”

“Tá” – disse a supervisora, em tom sério – “Mas tem uma coisa que não entendi: se num carro cabem pelo menos 5 pessoas, porque então eu não consigo colocar várias pessoas no sistema usando o mesmo nome de usuário? Não é a mesma coisa?”

Obviamente, a discussão foi parar na Diretoria, que concordou em comprar mais licenças de uso, e pagar uma customização no sistema para impedir acessos simultâneos com o mesmo nome de usuário….